Integrität och säkerhet

Genom att använda den här webbplatsen godkänner du det här dokumentet om säkerhet och integritet för Bike Guide Sweden ABs (”Bike Sweden”, ”vi”, ”vår”, ”oss”) kunder. Vi kommer att bygga ut informationen, förnya och förbättra för att du som kund skall veta vad vi samlar in för information och varför. Vi förbehåller oss rätten att när som helst ändra, lägga till eller ta bort delar av dokumentet. Besök därför de här sidorna och kontrollera om något har ändrats. Om du fortsätter att använda Bike Swedens webbplats sedan ändringar har publicerats på den här sidan, godkänner du därmed ändringarna. Genom att boka en resa på bikesweden.se samtycker du till att Bike Sweden använder personuppgifter enligt de uppgifter vi har redovisat i detta dokument. Vi handhar alla personliga uppgifter enligt dataskyddsförordningen (GDPR).

Nedladdning av plug-ins eller annan mjukvara

Eftersom Bike Sweden bara länkar till information på externa företags webbplatser kan vi inte ta något ansvar för deras information. Bike Sweden tar heller inte något ansvar för den information de externa företagen ev samlar in eller för någon information inklusive frågeformulär som deras samarbetspartners genom t ex annonsföretag samlar in.

Köp av resor

Vi använder din e-postadress för att sända e-postbekräftelse till dig direkt efter att din onlinebokning är genomförd.
Bike Sweden använder sig av det namn och adressuppgifter du uppgivit till oss för att kunna sända ut dina ruttmaterial per post. Om du reser med flera personer i ett sällskap så är det dina uppgifter vi använder. 

För att förbättra vår webbplats www.bikesweden.se tar vi del av de svar du lämnat i frivilliga enkäter. Vi arbetar ständigt för att förbättra vår service. Uppgifterna du fyller i om dig och ditt resesällskap används för att hjälpa oss i vårt förbättringsarbete.

Dina personuppgifter

För Bike Sweden är våra kunders och potentiella kunders integritet av största vikt. Vi hanterar dina personuppgifter i enlighet med EUs personuppgiftslag GDPR, på svenska Dataskyddsförordningen. Med denna information vill vi ge en klar bild över vår insamling, användning och förvaring av personuppgifter.

Personuppgiftsansvar
Bike Sweden är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter på bikesweden.se och information som går vidare in i boknings-, kundrelations- och affärssystem.

Kontaktuppgifter
Du når oss på booking(at)bikesweden.se eller via vanligt brev som skickas till Bike Sweden, John Ericssonsgatan 16, 112 22 Stockholm.

Insamling av personuppgifter

Vad en personuppgift är
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det gäller till exempel namn, adress, e-postadress och telefonnummer. Det gäller också till exempel bokningsnummer och krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.

Hur vi samlar in personuppgifter och vilka uppgifter vi samlar in

Bike Sweden samlar in personuppgifter på olika sätt, men i första hand direkt från dig.

Obligatoriska uppgifter för tillhandahållande och drift av bokningsformuläret
Varje gång du använder bokningsformuläret skickas information till vår webbplats / applikationsserver via enhetens webbläsare och lagras tillfälligt i loggfiler. De dataset som lagras på detta sätt innehåller följande data, som lagras fram till automatisk borttagning: datum och tid för användning, namn på den sida som använts, IP-adressen från den enhet som använts, referreringsadress (källadressen från vilken du fick åtkomst till vår webbplats), mängden data som överförts och laddningstiden samt produkt- och versionsinformation på den använda webbläsaren och namnet på din leverantör. Den rättsliga grunden för behandlingen av uppgifterna är artikel 6(1)(f) i GDPR-lagen. Vårt berättigade intresse härrör från behovet av att

  • Se till att anslutningen sker smidigt,
  • Se till att det är enkelt att använda vår hemsida
  • Utvärdera systemets säkerhet och stabilitet.

Vi lagrar inte några personliga data i cookies i syfte att behandla kontrakt.

Uppgifter som samlas in i samband med bokning och resa
När du bokar en resa på bikesweden.se, via telefon eller epost, eller vid personligt möte på vårt kontor samlar vi in personuppgifter från dig för att kunna fullgöra din beställning. Det är uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, adress och kontaktuppgifter för huvudresenären och din längd för att kunna anpassa din cykel före ankomst till destinationen. Om bokningen omfattar barn samlar vi in samma uppgifter som ovan rörande barnet.

Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt
Vi samlar in personuppgifter från dig när du kontaktar oss, till exempel via e-post, telefon eller på andra sätt. I första hand samlar vi in de personuppgifter som behövs för att kunna besvara din fråga eller hantera ditt ärende. Det är uppgifter om namn och bokningsnummer. Beroende på hur du väljer att kontakta oss kan vi också samla in kontaktuppgifter som till exempel e-postadress eller telefonnummer.

Vid personlig kontakt samlar vi också in de övriga personuppgifter som du själv väljer att lämna till oss. Det kan till exempel vara uppgifter om allergier, hälsotillstånd eller andra uppgifter om dig eller andra personer på din resa eller bokning.

Uppgifter som samlas in när du prenumererar på vårt nyhetsbrev 
Om du väljer att prenumerera på Bike Swedens nyhetsbrev samlar vi in ditt namn och din e-postadress för att kunna skicka nyhetsbrevet. 

Uppgifter som samlas in vid användning av våra digitala tjänster
När du använder någon av våra webbplatser samlar vi in uppgifter om ditt användande av tjänsten. En del av dessa uppgifter kan vara personuppgifter, som t.ex. ditt IP-nummer. Vi samlar också in uppgifter om hur du navigerar i tjänsten, vilka sökningar du gör och vilka reseprodukter du är intresserad av.

Uppgifter som samlas in från någon annan än dig

Vid bokning och vid kontakt med oss i olika ärenden förekommer det att en person lämnar personuppgifter om en eller flera andra personer i ett resesällskap. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga resenärers samtycke till att lämna dessa personuppgifter. Om du inte själv har genomfört en bokning utan någon annan har gjort en bokning där du ingår samlar vi in personuppgifter om dig från den personen. Det samma gäller om någon annan har varit i kontakt med oss för din räkning.

För att kunna hålla dina personuppgifter uppdaterade och korrekta kan det förekomma att vi kompletterar och uppdaterar dina personuppgifter genom inhämtning från privata och offentliga register. Det kan till exempel gälla adressuppgifter och personnummer.

Hantering och lagring av personuppgifter

Bike Swedens rättsliga grund att behandla dina personuppgifter
Bike Sweden behandlar dina personuppgifter lagenligt. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av fullgörande av reseavtalet, specifikt av samtycke eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser såsom till exempel bokföring. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål. I huvudsak behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra ett avtal i vilket du är part, exempelvis resevillkoren.

Administration av din resa
För att kunna leverera de resetjänster du har beställt av oss använder vi dina personuppgifter på olika sätt. Uppgifterna används för att ställa ut biljetter och resedokument, för att göra hotellbokningar och genomföra betalningen av de tjänster du har beställt. Om du har beställt tilläggstjänster, som till exempel utflykter på destinationen eller liknande används uppgifterna på motsvarande sätt för att leverera dessa tjänster. Administration av din resa inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, kredit eller andra verifieringar av betalkort, visumhantering vid sådana resor där visum anordnas av Bike Sweden.

Kundvård
Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller till exempel reklamationer. Vi använder ditt namn och bokningsnummer för att identifiera dig och din resa. Vi använder dina kontaktuppgifter, som e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden. Vi kan också komma att använda alla de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet.

Utskick av information

När du har bokat en resa med oss använder vi dina personuppgifter för att skicka bokningsbekräftelse, viktig information om din kommande resa och erbjudanden kopplade till resan. Sådana utskick sker till den adress eller e-postadress som har lämnats i samband med bokning. Inför och under din resa kan vi sända dig viktig information via e-post, SMS till det mobilnummer som har angetts i samband med bokning. Det kan till exempel vara uppgifter om väder, flyginformation eller saker som händer på ditt resmål under din resa. Av samma orsak kan vi ringa dig på ditt fasta hemnummer eller mobilnummer. Vi skickar information om avvikelser, som till exempel tidtabelländringar och ombokningar. Sådan information kan skickas via e-post, brev, SMS eller lämnas via telefonsamtal beroende på avvikelsens art och vilka kontaktuppgifter vi har till dig. Vi skickar betalningspåminnelser via e-post, SMS och post. Påminnelse kan även ske via telefonsamtal.

Marknadsföring och personifiering

På våra webbplatser samlar vi information om våra användare för så kallad personifiering. Det innebär att vi använder de uppgifter vi har samlat in om dig och din användning av våra tjänster för att påverka innehållet i vår kommunikation via sociala medier och webbannonsering. Detta för att kunna erbjuda dig sådana reseprodukter som vi tror passar just dig och dina preferenser. I vissa fall delar vi uppgifter med våra samarbetspartners för att de ska hjälpa oss att anpassa våra erbjudanden och marknadsföring efter dig. Vi ingår avtal för att säkerställa att sådana samarbetspartners behandlar uppgifter i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning. För analys av användarmönster och personifiering använder vi oss av cookies. 

Cookies

En cookie är en liten textfil som överförs från en webbsida och som sparas i din dator av webbläsaren. Den kan inte skada din dator som till exempel ett virus utan används för att till exempel samla besöksstatistik. Bike Sweden använder sig av så kallade tredjepartskakor för att samla besöksstatistik och av sessionskakor vid bokningar av resor. Bike Swedens webbsida använder Google Analytics, en webbanalystjänst som tillhandahålls av Google, Inc. (”Google”). Det är en tjänst som de flesta webbsidor använder sig av för att samla statistik över besökarna på en webbsida. I en del funktioner på bikesweden.se, till exempel onlinebokningen, använder vi något som kallas “sessions-id” för att kunna sända rätt webbsidor till rätt person. För att hålla reda på det, sänder vår server en så kallad ”sessions-cookie” med ett unikt id-nummer till din dator varje gång du besöker vår webbplats. Utan den skulle du till exempel inte kunna backa i onlinebokningen utan att behöva fylla i alla uppgifter på nytt varje gång. En ”sessions-cookie” sparas inte av din dator utan ”lever” bara till du stänger av datorn. Denna typ av cookie används enbart för att funktioner på temaresor.se skall fungera. Den ger oss ingen information om dig som användare och den kan inte heller förmedla några virus till dig.

Utveckling av tjänster och service

Vi använder de uppgifter vi samlar in om våra kunder för att utveckla och förbättra våra produkter och tjänster. Det gäller dels våra digitala tjänster, där vi analyserar användarbeteende för att utveckla hur vi presenterar information, erbjudanden och utformar funktioner. Det gäller också utveckling av våra produkter efter kunders önskemål och beteende och för att till exempel åtgärda brister eller öka säkerheten. I huvudsak använder vi anonyma eller anonymiserade uppgifter på aggregerad nivå för att göra denna typ av analyser. Det kan dock förekomma att vi använder även personuppgifter som vi har samlat in om det är relevant.

Lagkrav
Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning.

Lagringstider
Bike Sweden sparar dina personuppgifter så länge som det krävs för ändamålet med behandlingen och för att kunna hjälpa dig inför kommande resor så bra som bara möjligt. Vi sparar alla de personuppgifter vi samlar in i vår kunddatabas. Bike Swedens resor är sällanköpsresor och i kunddatabasen sparas personuppgifter och resehistorik i sju (7) år.

Om du prenumererar på vårt nyhetsbrev sparas dina kontaktuppgifter så länge som du väljer att fortsätta ta emot nyhetsbrevet.

Samma personuppgift kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Det kan innebära att en uppgift som ar gallrats ur ett system för att den inte längre är nödvändig kan finnas kvar i ett annat system där den lagras med stöd av samtycke eller för ett annat ändamål där personuppgiften fortfarande behövs.

System med personuppgifter

Avtalspartners och IT-leverantörer
Vi använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är dock installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner.

Interna IT-system
Internt hanterar vi personuppgifter i vår kunddatabas, i våra boknings- och säljsystem. Dessa system är till för att kunna leverera de tjänster du har beställt från oss och för att kunna hantera frågor och kundvård i samband med utförandet av dessa tjänster. I dessa system kan samtliga de personuppgifter vi samlar in komma att hanteras.

Betallösningar
Vi använder oss av externa leverantörer för att hantera betalningar. Dessa leverantörer får tillgång till personuppgifter i form av namn, adresser och betalningsinformation. Denna hantering är nödvändig för att vi ska kunna leverera de tjänster du har beställt från oss.

Leverantörer av reserelaterade tjänster

För att tillhandahålla en del av de tjänster du har beställt från oss använder vi oss av underleverantörer och avtalspartners. Ofta är det nödvändigt att vi lämnar personuppgifter till dessa för att tjänsten ska kunna utföras.

Resebyråer och digitala partners
När du bokar en resa med Bike Sweden via en resebyrå eller en webbplats (digital partner) som vi samarbetar med för marknadsföring av våra resor kan det förekomma att du själv lämnar personuppgifter till resebyrån. Dessa personuppgifter ansvaras för och hanteras av respektive aktör i enlighet med deras personuppgiftspolicy.

När en bokning är genomförd genom en resebyrå skickar vi vissa personuppgifter till respektive aktör för att bekräfta att bokningen är gjord. När du bokar genom en resebyrå lämnar du själv dina personuppgifter till resebyrån och samtycker till att resebyrån behandlar dessa i sin verksamhet. Resebyrån kan därför identifiera dig till exempel med hjälp av ditt bokningsnummer. Vi ansvarar inte för resebyråns hantering av de personuppgifter du själv lämnat direkt till resebyrån.

Hotell
Vi anlitar hotell på våra resmål både för längre perioder och för enskilda bokningar på kunders förfrågan. Hotellen får tillgång till de personuppgifter som behövs för att en bokning ska kunna göras. Det är i förekommande fall uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären.

Övriga
Om du bokar andra reserelaterade tjänster via oss, till exempel utflykter eller aktiviteter, kan i förekommande fall de personuppgifter som behövs för att leverera den beställda tjänsten lämnas över till den som ska utföra tjänsten. Det kan till exempel vara uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären.

Utlämning till tredje land
Eftersom vi arrangerar resor till hela världen finns en del av våra samarbetspartners utanför EU/EES-området. Det betyder att personuppgifter kan komma att överföras till samarbetspartner i dessa länder för samma ändamål som beskrivs ovan. Oavsett vilket land Bike Sweden överför dina personuppgifter till har vi en skyldighet att tillse att en god skyddsnivå föreligger för dina personuppgifter.

Dina rättigheter

Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke
Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen. Du lämnar samtycke till hantering av dina personuppgifter i samband med att du använder våra tjänster på bikesweden.se eller en resebyrå.

Återkallelse av samtycke
Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på booking(at)bikesweden.se. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket.

Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke och med stöd av att uppgiften är nödvändig eller med stöd av andra regler. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål. Obs! I det fall då berörd resenär har reklamerat en resa så kan uppgifterna inte raderas – i det fallet behålls uppgifter om resenären i sju (7) år.

Rätt att få information om vilka personuppgifter vi har sparade om dig
Om du vill ha information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig kan du skriftligen ansöka om detta genom att sända begäran till Bike Sweden. Registerutdraget lämnas på begäran. Du skriver och begär ett registerutdrag från Bike Sweden. OBS! Du måste skicka in din begäran skriftligen eftersom den ska innehålla din namnteckning, du kan alltså inte bara skicka ett e-post. Märk brevet ”Personuppgiftsutdrag”. Adress Bike Sweden, John Ericssonsgatan 16, 112 22 Stockholm. 

Rätt till kontroll över dina personuppgifter
Du har rätt att begära att uppgifterna om dig ska raderas, kompletteras eller rättas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål och till exempel inte används för direktreklam.

Vill du veta mer om Dataskyddsförordningen (GDPR)? 

På datainspektionens webbplats, datainspektionen.se, finns mer information om dataskyddsförordningen (GDPR).